5 slimme tips voor een nauwkeurige financiële prognose

We hebben vaak te weinig tijd en onvoldoende informatie om een solide financiële prognose te maken. Dit is frustrerend omdat de prognose cruciaal is; het fungeert als het nieuwe moment voor contractering en vervangt de begroting als norm voor sturing. Is dat niet vreemd? We besteden maanden tijd aan een begroting, maar doen een prognose er vaak maar ‘even’ bij.

Vijf tips om tot een nauwkeurige financiële prognose te komen

Tip 1: Focus op de belangrijkste drivers, vermijd de Sudoku-Valkuil

De drivers (drijvende krachten) zijn de cruciale factoren die de uitkomsten van een prognose kunnen beïnvloeden, zowel positief als negatief. Deze drivers variëren afhankelijk van de specifieke kenmerken van de organisatie, de sector en de omstandigheden. Het identificeren en grondig analyseren van de belangrijkste drivers is essentieel voor het opstellen van een nauwkeurige en betrouwbare prognose.

In de langdurige zorg kunnen bijvoorbeeld drivers zoals bezettingsgraad, zorgzwaartepakketten mix, productiviteit en wachtlijsten de inkomsten intramuraal beïnvloeden. Aan de kostenkant zijn ziekteverzuim en de verhouding tussen vast personeel en ingehuurde krachten belangrijke drivers. Denk goed na over de belangrijkste drivers. Streef niet naar perfectie en volledigheid, want dan krijg je een Sudoku voor gevorderden.

Tip 2: Onderbouw drivers met feiten, niet aannemen of ervan uitgaan

Bij het opstellen van de prognose is het belangrijk om aannames goed te onderbouwen. Ken de normen van de drivers en de verwachte afwijkingen daarvan. Begrijp de oorzaken van afwijkingen en de financiële impact van corrigerende maatregelen. Als de opbrengsten intramuraal in het eerste kwartaal bijvoorbeeld € 0,3 miljoen achterblijven door een lagere bezettingsgraad van 0,5%, weet je dat het oplossen van de leegstand voor de komende 9 maanden € 0,9 miljoen aan hogere opbrengsten kan opleveren.

Onderbouwen betekent niet zomaar iets aannemen of ervan uitgaan. Gebruik feiten en cijfers om je prognose te ondersteunen. Aannemen doe je met personeel en uitgaan doe je in je vrije tijd!

Tip 3: Een prognose is net een goed wijntje, geef het de tijd om te rijpen

Zoals ze zeggen: een goed begin is het halve werk! Begin op tijd met het maken van je financiële prognose, zelfs voordat alle cijfers beschikbaar zijn. Als je goed op de hoogte bent van wat er speelt en je de drivers en aannames scherp hebt, hoef je niet te wachten. Aangezien een manager veel taken heeft, is het slim om tijd in de agenda te reserveren. Zo heb je niet alleen voldoende tijd, maar kun je er ook een nachtje over slapen. Het is net als met een goed wijntje: ook dat moet rijpen.

Tip 4: Scenario’s zorgen ervoor dat de glazen bol thuis blijft staan

In de dynamische wereld van financiële prognoses is het zelden mogelijk om alle aannames precies goed te maken. Onzekerheden en onverwachte gebeurtenissen kunnen de uitkomsten aanzienlijk beïnvloeden. Een voorbeeld hiervan is het wel of niet vergoeden van overproductie door de financierder. Werken met scenario’s is een effectieve manier om je voor te bereiden op verschillende mogelijke toekomstbeelden.

Door meerdere scenario’s uit te werken – zoals een optimistisch, realistisch en pessimistisch scenario – kun je een betere bandbreedte aangeven van het geprognotiseerde resultaat. Het voorkomt dat je tijdens een gesprek waarin je de cijfers bespreekt in een glazen bol moet kijken om bedragen te koppelen aan aannames die nog onzeker zijn. In plaats van elk scenario volledig uit te werken, kun je het verschil tussen het optimistische en het pessimistische scenario presenteren ten opzichte van de realistische prognose. Dit biedt een duidelijk overzicht van de mogelijke variaties en helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen.

Tip 5: Omarm technologie en zeg vaarwel tegen Excel

Technologie kan je helpen bij het verfijnen en ontsluiten van je prognoses. Overweeg om gespecialiseerde software of tools te gebruiken voor financiële modellering en data-analyse. Deze kunnen je helpen om nauwkeuriger en efficiënter te werken. Ze maken het mogelijk om de aannames die je in de prognose hebt gedaan scherp te registreren, wat essentieel is voor het monitoren en verbeteren van prestaties. Door deze technologieën te gebruiken, kun je beter analyseren waar de prognose afwijkt van de realisatie en ervan leren. Dus, stap uit Excel en omarm moderne technologieën!

“Het maken van een financiële prognose hoeft niet saai of stressvol te zijn. Het is een kans om creatief te zijn en vooruit te kijken naar de toekomst van je organisatie. Met een beetje voorbereiding en de juiste aanpak kun je veel bereiken.”

Auteur: Edwin Kalbfleisch
Edwin Kalbfleisch wil met zijn blogs het financieel management in de zorg versimpelen en daarmee een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Hij zit in het Raad van Bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.