Toelichting op de cijfers: ‘Wat is de clue’?

‘Het resultaat van de maand mei is € 10.000 negatief door hogere personeelskosten en bedrijfskosten’. Soms lees je toelichtingen bij financiële rapportages waar je als lezer van denkt: ‘Wat is de clue’? Het is dan een opsomming van wat er in het dashboard staat en zonder referentiekader betekenisloos. Hierdoor getriggerd dacht ik na over de vraag: hoe schrijf je dan wel een goede toelichting op de gepresenteerde cijfers?

Als budgethouder wil je een goed inzicht geven en verantwoordelijkheid af kunnen leggen. Om te komen tot een goede toelichting op de financiële cijfers neem ik jullie mee in een stappenplan. Deze bestaat uit vier stappen en komt uit de praktijk: wat ik zie en hoor, maar vooral wat ik niet zie en hoor.

Stap 1: Het uitvoeren van een analyse

De eerste stap is het uitvoeren van een analyse op de cijfers die in het dashboard zichtbaar zijn. De analyse is bedoeld om zicht te krijgen waar de afwijking zit ten opzichte van de norm, de voorgaande maand of de prognose. Hierbij helpen de volgende vragen:

• Wat is het resultaat van de huidige maand in vergelijking met de vorige en voorgaande maanden? Is dit in lijn en herken ik deze?
• Beoordeel het verschil tussen de afwijking van opbrengsten en die van de personeelskosten. Als dit per saldo positief is dan hoeft dit geen probleem te zijn.
• In welke opbrengsten en kosten zitten de verschillen die zorgen voor afwijking van het resultaat?
• Zijn de afwijkingen incidenteel of structureel, constant of variabel en kan ik ze wel of niet zelf beïnvloeden? Belangrijk om te bepalen hoeveel energie je erin gaat steken.

Het resultaat van de eerste stap is dat je weet wat het resultaat is, wat de afwijking is van het resultaat ten opzichte van de norm en in welke posten de afwijking zit. Je kunt nu aan de slag met onderzoek doen naar de oorzaak van de afwijkingen van de posten.

“Om te weten wanneer je zwarte cijfers gaat schrijven is het van belang om de maatregel financieel inzichtelijk te maken. Dit kan door aan de stuurvariabelen ook bedragen te koppelen.”

Edwin Kalbfleisch

Stap 2: Oorzaken van de afwijkingen onderzoeken

Hoe je onderzoek doet naar de oorzaak van de afwijking hangt ervan af of je de oorzaak al wel of nog niet weet.

Weet je de oorzaak al dan is de kans groot dat je goed op de hoogte bent van de stuurvariabelen en volg je deze. Stuurvariabelen zijn variabelen die iets zeggen over de prestaties die direct zijn gerelateerd aan de primaire processen van een organisatie. Voor de personeelskosten van een verpleeghuis is dit de ‘roosterplanning op basis van de urennorm’ en voor de opbrengsten is dit ‘bezetting op orde’. Je kunt bij wijze van spreken dagelijks vaststellen dat de werkelijke uren van het rooster binnen de norm vallen en of de appartementen bezet zijn. Is dit het geval dan moet je financieel goed uitkomen. Is dit niet het geval, dan weet je vaak ook al de oorzaak omdat je er in de praktijk mee bezig bent en gesprekken hebt met de planner, bemiddelaar en andere collega’s.

Weet je de oorzaak nog niet dan moet je op zoek gaan. Dit kan door een relatie te leggen tussen financiële en niet-financiële eenheden. Zo kun je de relatie leggen tussen hogere personeelskosten en hoger ziekteverzuim dan begroot. Je kunt vervolgens bij de meeste dashboards inzoomen op onderliggende informatie, bijvoorbeeld om vast te stellen wie ziek is. Je kunt dan ook relatie leggen tussen de posten uit het dasboard. Bijvoorbeeld hogere personeelskosten met opbrengsten meerzorg. Als je dan nog niet de oorzaak weet dan moet je verder op onderzoek gaan. Dit kan bijvoorbeeld door in gesprek te gaan met de medewerkers, gebruik te maken van de basisregistratie of een diagnose en onderzoek uit te voeren om de oorzaak helder te krijgen.

Stap 3: Maatregelen bedenken

Belangrijk is om maatregelen te bedenken die bijdragen aan het oplossen van het financieel probleem om uit de rode cijfers te komen. Hierbij is het uiteraard belangrijk om goed na te denken of je deze zelf kunt realiseren en wat ervoor nodig is. Soms gaan de kosten voor de baten. Zo moeten er bijvoorbeeld betere afspraken met de Arbodienst komen om het ziekteverzuim op te lossen of zal er sneller een verzuimgesprek moeten komen.

Ten aanzien van de maatregelen is het belangrijk dat deze realistisch zijn en dat je goed moet inschatten hoelang het duurt voordat het resultaat van de maatregel zichtbaar is. Om te weten wanneer je zwarte cijfers gaat schrijven is het van belang om de maatregel financieel inzichtelijk te maken. Dit kan door aan de stuurvariabelen ook bedragen te koppelen. Bijvoorbeeld de gemiddelde kosten van een uur aan loonkosten of de gemiddelde gemiste opbrengsten als een appartement niet is bezet. Het is ook goed om een prognose op te stellen met stuurvariabelen. Dus opnemen wat je verwacht en deze vervolgens naar euro’s vertalen. Mochten de maatregelen niet werken dan is het beter uit te leggen waarom dit niet lukt.

Stap 4: Toelichting geven

Uiteindelijk zul je een toelichting moeten geven op de financiële rapportage door verantwoording af te leggen. Om dit te doen maak je dankbaar gebruik van de voorgaande stappen die terugkomen in de tekst. Deze toelichting zou dan kunnen zijn:

‘Het resultaat van mei blijft € 10.000 achter bij de begroting. De redenen hiervoor zijn de hogere personeelskosten van € 8.000 en bedrijfskosten van € 2.000 dan begroot. De hogere personeelskosten zijn veroorzaakt door een vacature waardoor er inhuur nodig was. De hogere personeelskosten zijn dan ook ongeveer gelijk aan het verschil tussen kosten voor inhuur versus medewerker in loondienst. Eind mei is de vacature ingevuld dankzij de arbeidsmarktcampagne die een aantal weken geleden van start is gegaan. De hogere bedrijfskosten zijn veroorzaakt door juridisch advies en zijn incidenteel. Dat betekent dat het resultaat van juni weer in de pas zal lopen met de begroting’.

Bij deze toelichting weet je het resultaat, de reden van afwijking ten opzichte van de begroting, de oorzaken, de verbetermaatregel en wanneer het is opgelost.

Met dit blog hoop ik je een handvat te geven hoe te komen tot een goede toelichting op de cijfers te geven. Lukt het toch niet, dan is ChatGPT wellicht de oplossing.

Auteur: Edwin Kalbfleisch
Edwin Kalbfleisch wil met zijn blogs het financieel management in de zorg versimpelen en daarmee een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Hij zit in het Raad van Bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.