Een toekomstbestendige meerjarenraming: 6 essentiële aandachtspunten
In de zorgsector, waar transformatie in volle gang is en onzekerheid toeneemt, is het essentieel om met een meerjarenraming de koers te bepalen en gericht vooruit te kijken. Een meerjarenraming is daarbij niet alleen een financieel document, maar een kompas dat helpt om strategische keuzes te maken en voorbereid te zijn op wat komen gaat. Het is cruciaal te voorkomen dat de raming verwordt tot een papieren tijger of een rituele dans zonder echte impact. Hieronder volgen zes essentiële aandachtspunten om ervoor te zorgen dat jouw meerjarenraming daadwerkelijk richting geeft aan de strategische keuzes.
Aandachtspunt 1: Samenhang tussen strategie en meerjarenraming
In de meerjarenraming moet de strategie duidelijk tot uitdrukking komen. Deze prognose gaat verder dan het simpelweg indexeren van verwachte inkomsten en uitgaven; het weerspiegelt de ambities en langetermijndoelen van de organisatie. Dit benadrukt het belang van strategische keuzes, transformaties en prioriteiten en deze concreet zichtbaar maken in de meerjarenraming. Denk bijvoorbeeld aan de impact van digitale zorg op de inzet van personeel, de rol van mantelzorg en informele zorg binnen de personele mix, of de investeringen in duurzaamheid. Door de strategie door te laten klinken in de meerjarenraming ontstaat een financieel raamwerk dat richting geeft aan een toekomstbestendige en duurzame koers.
Hoe verder de tijdshorizon zich uitstrekt, hoe groter de kans dat de werkelijkheid afwijkt van de verwachtingen. Een termijn van drie (tot maximaal vijf) jaar wordt vaak als optimaal beschouwd om realistische prognoses te maken en te voorkomen dat verouderde aannames de organisatie jarenlang blijven beïnvloeden. Voor de jaren daarna wordt vaak een neutrale doorrekening gehanteerd, zodat de langetermijnvisie zichtbaar blijft zonder te speculeren op onzekerheden.
Aandachtspunt 2: Financiële ratio’s scherp stellen
Bij het opstellen van een meerjarenbegroting zijn financiële ratio’s essentieel om de financiële gezondheid, stabiliteit en efficiëntie van de organisatie te beoordelen en te monitoren. Het is belangrijk om bij aanvang helder te hebben welke ratio’s en bijbehorende normen relevant zijn. Denk aan ratio’s zoals rendement, solvabiliteit, current ratio, EBITDA, DSCR en Loan to Value. De ondergrens van deze ratio’s is die van het bankenconvenant. Daarboven is het verstandig om een interne marge te hanteren, een veilige ‘remweg’ om financiële risico’s op te vangen.
Door deze uitgangspunten vooraf vast te stellen met de raad van toezicht, creëer je een stevig kader voor de meerjarenraming. Het scherpstellen van deze ratio’s zorgt ervoor dat de meerjarenraming niet alleen de financiële prestaties bewaakt, maar ook helpt om strategische keuzes te onderbouwen.
Aandachtspunt 3: Een doorleefd vastgoedplan
Vastgoed, samen met duurzaamheid, vormt een substantieel deel van de investeringen in de zorgsector en kan de financiële resultaten op lange termijn aanzienlijk beïnvloeden. Het is daarom essentieel om een goed onderbouwd vastgoedplan op te stellen dat nauw aansluit bij zowel de zorgvisie, de verwachte zorgvraag als de kosten van investeringen. Bij het inschatten van de benodigde capaciteit is het belangrijk om rekening te houden met de trend van langer thuis wonen en de verwachte afname van intramurale capaciteit. Deze afname wordt mede veroorzaakt door de verschuiving naar hogere zorgzwaartepakketten en een gelijkblijvend budget voor langdurige zorg. Daarnaast brengen de kosten van tijdelijke huisvesting en de tijdelijke verhuizing bij bouw aanzienlijke investeringen met zich mee.
Bij investeringen in nieuwbouw is het belangrijk om in de meerjarenraming niet alleen de exploitatiekosten, maar ook de kapitaallasten die samenhangen met de investering op te nemen. Door verduurzaming en innovaties kunnen deze kosten op termijn juist dalen, bijvoorbeeld door lagere energiekosten en minder onderhoud. Dit draagt bij aan een realistischer en toekomstbestendiger financieel beeld. Overigens vraagt digitalisering ook een doorleeft plan om duidelijk te maken wat dit financieel betekent.
Aandachtspunt 4: Een plan voor overheadreductie
Met verwachte kortingen in de contractering, toenemende kapitaallasten door investeringen, en stijgende loon- en materiaalkosten (die niet geheel gedekt worden), is de kans groot dat het behalen van de financiele ratio’s in de zorgexploitatie moeilijk wordt. Het kan verleidelijk zijn om taakstellingen voor overhead her en der in de meerjarenraming op te nemen om toch het rendement te halen. Dit zal echter waarschijnlijk niet het gewenste resultaat opleveren. Effectiever is om een plan op te stellen met gerichte besparingsmogelijkheden voor de komende jaren, ondersteund door een gedetailleerde analyse van de overheadkosten. Deze aanpak helpt om concrete, gerichte besparingen in zowel centrale als decentrale overheadkosten te identificeren en door te voeren.
Bij het opstellen van dergelijke plan is het uiteraard zinvol om de impact technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI) en Robotic Process Automation, in overweging te nemen. Deze technologieën kunnen de bedrijfsvoering efficiënter maken en de overheadkosten verlagen, met een verschuiving van personeelslasten naar materiële- en kapitaallasten.
Aandachtspunt 5: Flexibele financiering
De financiering van investeringen in vastgoed, duurzaamheid en digitalisering is een essentiële pijler in de meerjarenraming. Deze strategische investeringen vragen vaak om aanzienlijke middelen, maar zijn cruciaal voor de toekomstbestendigheid van de zorgorganisatie.
Voor het financieren van deze investeringen zijn er verschillende mogelijkheden. Leningen vormen vaak de basis voor vastgoedprojecten, waarbij gekozen kan worden voor financiering van de totale investeringsopgave of voor een aanpak per object. Daarnaast kunnen samenwerkingen met private investeerders of publiek-private samenwerkingsverbanden helpen om de financiële last te spreiden en toegang te krijgen tot extra kapitaal en expertise. Alternatieve financieringsvormen, zoals sale-and-leaseback constructies, maken het mogelijk om vastgoed te verkopen en direct terug te huren, waardoor er direct kapitaal vrijkomt dat opnieuw kan worden geïnvesteerd in strategische projecten.
Aandachtspunt 6: Scenario’s en gevoeligheidsanalyse
In een tijd van toenemende onzekerheden en snelle veranderingen is het cruciaal om bij het opstellen van een meerjarenraming rekening te houden met verschillende toekomstscenario’s en de gevoeligheid van de raming voor bepaalde aannames. Scenario’s bieden een krachtig hulpmiddel om mogelijke ontwikkelingen te verkennen, zoals demografische verschuivingen, beleidswijzigingen of economische schommelingen. Ze helpen om de impact van externe factoren te begrijpen en alternatieve strategieën te ontwikkelen.
Een gevoeligheidsanalyse geeft daarnaast inzicht in de kwetsbaarheid van de raming voor veranderingen in kernvariabelen, zoals kortingen op contractering, stijgende personeelskosten of veranderingen in financieringsvoorwaarden. Door de meest kritische variabelen in kaart te brengen en te toetsen aan what if-scenario’s, kun je inzicht krijgen in hoe robuust de meerjarenraming is onder verschillende omstandigheden.
Deze zes aandachtspunten vormen samen een stevige basis voor een meerjarenraming die verder gaat dan enkel cijfers. Door de strategie helder tot uitdrukking te laten komen, scherp te letten op financiële ratio’s, een doorleefd vastgoedplan te hanteren, een effectief overheadreductieplan op te stellen en flexibele financieringsopties te benutten, creëer je een financieel raamwerk dat de zorgorganisatie richting geeft en haar wendbaarheid versterkt. Daarbij zijn scenario’s en een gevoeligheidsanalyse belangrijk. Op die manier wordt de meerjarenraming een krachtig instrument dat helpt om de uitdagingen van vandaag en morgen aan te gaan.
Auteur: Edwin Kalbfleisch
Edwin Kalbfleisch wil met zijn blogs het financieel management in de zorg versimpelen en daarmee een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Hij zit in het Raad van Bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.
