Financieel sturen? Pak een bierviltje!
Stel, een leidinggevende van een team van een verpleeghuis wordt plotseling wakker gemaakt met de vraag:
‘Hoe ziet het financieel resultaat van jouw afdeling eruit?’
Na de eerste schrik en het wrijven van de slaap uit de ogen hoeft zij niet meteen een complexe spreadsheet of een rapportage erbij te pakken, want zij heeft een financieel overzicht op een simpel bierviltje op het nachtkastje liggen.
Een bierviltje? Ja! Simpeler kan niet.
Voorbeeld van een bierviltje: team verpleeghuis
In verpleeghuizen zijn er twee financiële posten die grotendeels bepalen of het resultaat positief of negatief uitvalt:
- Opbrengsten – de bezetting van de bedden (via zorgzwaartepakketten).
- Personeelskosten – de loonkosten voor de zorgmedewerkers.
Als het resultaat van de begroting nihil is en het team heeft begroot:
- 45 bedden met een gemiddeld tarief woonzorg (deel van het zorgzwaartepakket tarief voor de zorg) € 150 per dag per bed
- 166 uur zorg ingezet per dag met een gemiddeld uurtarief van € 30
Dan ziet het bierviltje er als volgt uit:
Nu is de bezetting op een dag 44 bedden en is er 158 uur zorg ingezet. Dan ontstaat het volgende effect:
- Verlies door 1 leeg bed: (44 – 45) × € 150 = -€ 150
- Besparing op loonkosten: (166 – 158) × € 30 = +€ 240
Het saldo blijft positief, want een kleine afwijking in bezetting wordt gecompenseerd door een lagere personeelsinzet. De leidinggevende weet zo in één oogopslag dat het team er financieel waarschijnlijk goed voor staat.
De kracht van sturen op een bierviltje
Waar zit de kracht nu om te sturen op een bierviltje in plaats van op een rapportage?
1. Eenvoud door te sturen op wat echt telt
Het bierviltje bevat alleen de kerncijfers die direct beïnvloedbaar zijn en de grootste impact hebben – en dus bepalend zijn voor het resultaat. In een verpleeghuis komt ongeveer 95% van de opbrengsten uit bedbezetting, en vormen loonkosten ongeveer 80% van de kosten. Veel andere kosten, zoals overhead en doorbelasting, zijn minder goed te sturen. Door je te richten op bezetting en loonkosten, stuur je op wat écht telt.
Daarnaast is er eenvoud doordat je werkt met een gemiddelde. Dus een gemiddeld tarief per dag of een gemiddeld uurtarief voor personeel.
2. Inzicht vanuit de dagelijkse praktijk
Je hoeft niet te wachten op een financiële rapportage die pas weken na afloop van een periode beschikbaar is. Door gewoon een rondje langs de kamers te maken en een kop koffie te drinken met de roosteraar, weet je direct hoe je er financieel voor staat. Ofwel: je bent financieel op de hoogte door gebruik te maken van de werkzaamheden die je normaliter ook al doet in de dagelijkse praktijk.
3. Begrijpelijker, bespreekbaar en meer draagvlak
Omdat je werkt met een bierviltje, gemiddelde opbrengsten per dag en gemiddelde kosten per uur, wordt het makkelijker om het gesprek te voeren met anderen. Het maakt het makkelijker om financiële inzichten begrijpelijk en bespreekbaar te maken, waardoor je meer draagvlak creëert binnen het team.
Bijvoorbeeld: als een kamer opnieuw geschilderd moet worden, kun je met de facilitaire dienst bespreken dat dit snel moet gebeuren – want elke dag dat de kamer leeg staat, kost het team € 150 aan misgelopen inkomsten. Zo creëer je bewustwording en eigenaarschap binnen het hele team. Het helpt ook vaak om het in geld uit te drukken want dat vergroot de urgentie.
4. Interventies snel uitvoeren door real-time inzicht
Omdat je stuurt op bezetting en rooster en direct ziet wat iets kost, kun je sneller bijsturen als de situatie daarom vraagt. Je hoeft niet te wachten op een financiële rapportage om te ontdekken dat je structureel te veel of te weinig personeel inzet, of dat leegstand ongemerkt oploopt.
Met een traditionele rapportage zie je dit soort afwijkingen pas weken later en is het niet meer te corrigeren. Met de bierviltje-aanpak heb je real-time inzicht en kan je per direct een interventie uitvoeren om het resultaat te verbeteren. Dit voorkomt financiële verrassingen en zorgt ervoor dat je altijd grip houdt op de belangrijkste kosten en opbrengsten.
5. Voorkomen van analyse-geweld
Grote rapportages bevatten vaak veel details en complexiteit. Hierdoor kunnen leidinggevenden verzanden in cijfers zonder direct tot actie over te gaan. Door alleen de belangrijkste cijfers op een bierviltje te zetten, voorkom je dat je blijft hangen in overtollige analyses en dwing je jezelf om te focussen op wat echt relevant is.
Bierviltje voor de wijkverpleging
De bierviltje-aanpak werkt niet alleen in verpleeghuizen, maar ook in de wijkverpleging. Hier draait het om andere kerncijfers, maar het principe blijft hetzelfde: snel en dagelijks inzicht in de financiële gezondheid van je team.
Op een bierviltje voor de wijkverpleging komen cijfers te staan over:
- Productiviteit – Hoeveel uren directe zorg zijn geleverd en hoe verhoudt dat zich tot de norm?
- FTE’s – Hoeveel FTE’s zijn er nodig om de begrote norm te halen.
- Gemiddeld uurloon – Wat zijn de loonkosten per uur?
- Vergoeding per uur – Wat vergoedt de verzekeraar per geleverd uur zorg?
Voor wijkverpleging is het cruciaal om zicht en grip te houden op de ingezette uren, waarbij vooral de productiviteit een belangrijke graadmeter is. Als de productiviteit daalt, kan dat betekenen dat er te veel indirecte uren worden geschreven, wat de financiële haalbaarheid onder druk zet.
Sturen was nog nooit zo simpel
Of je nu in het verpleeghuis werkt of in de wijkverpleging, financiële sturing hoeft geen hogere wiskunde te zijn. Met een paar kerncijfers op een bierviltje heb je direct inzicht in wat echt telt. Geen eindeloze spreadsheets, geen dikke rapportages die pas weken later beschikbaar zijn – gewoon een snelle check en direct weten of je goed zit.
Dus de volgende keer dat iemand je midden in de nacht wakker maakt met de vraag hoe je afdeling ervoor staat, hoef je niet in paniek te raken. Zorg dat je bierviltje op je nachtkastje ligt.
De enige vraag die dan nog overblijft is: Hoe ziet jouw bierviltje eruit?
Auteur: Edwin Kalbfleisch
Edwin Kalbfleisch wil met zijn blogs het financieel management in de zorg versimpelen en daarmee een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Hij zit in het Raad van Bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.
