Kaders uit het verleden begrenzen de mogelijkheden van de toekomst

De wereld van de zorg, is niet meer hetzelfde. Er verandert veel en er is meer onzekerheid. Zo ook voor het rondkrijgen van businesscases.

Hieronder een voorbeeld dat iedereen herkent uit de praktijk:
Een corporatie bouwt een wooncomplex voor senioren en vraagt de zorgaanbieder om daar zorg te leveren in de vorm van een volledig pakket thuis (vpt). Dit vraagt een investering van de zorgaanbieder in algemene ruimten, ontmoetingsruimten, domotica, inrichting en inventaris. De businesscontroller rekent het door in het rekenmodel, gevuld met parameters en normen, en roept dat het niet uit kan omdat de investering niet gedekt kan worden uit de vergoeding voor kapitaallasten uit het vpt-tarief.

Hoe nu verder?

Het zal duidelijk zijn dat de oplossing niet in het bestaande rekenmodel met parameters en normen zit. Belangrijk is om hier ‘uit te stappen’ en te zoeken naar een oplossing. Dit kan op de volgende wijze:

1. Bespreek het ongemak

Begin met het ongemak te omarmen en in kaart te brengen wat dit is. Hierdoor kun je het met elkaar vastpakken en het erover hebben. In ons voorbeeld is het ongemak dat de kapitaallasten, die samenhangen met investering, niet passen binnen de vergoeding. Bij dit ongemak hoort ook het verdragen en vertragen. Uiteraard is het hier belangrijk om de parameters en normen even naast je neer te leggen.

2. Wat is het gevolg bij niets doen?

De volgende stap is om met elkaar in gesprek te gaan over wat het gevolg is als er niets wordt gedaan. In ons voorbeeld houdt dat in: het niet leveren van zorg en mogelijk het niet bouwen van het wooncomplex voor senioren. Het gevolg is dat de toegankelijkheid van de zorg onder druk komt te staan (maatschappelijke rol). Ook kan het zijn dat je niet voldoet aan je eigen strategische doelstelling of de afspraak met de zorgverzekeraar.  

3. Welke oplossingen zijn er?

Bij het zoeken naar oplossingen is het belangrijk om iedereen die betrokken is bij elkaar te hebben. Ofwel: The whole system in the room. Er ontstaat energie wanneer je het ongemak weet te koppelen aan het gevoel van verlangen naar de nieuwe oplossing. Dit doe je door vanuit verschillende gezichtspunten kijken. Het belangrijkste gezichtspunt is die vanuit de inhoud. Bijvoorbeeld het inzetten van een andere formatiemix, taakdifferentiatie of meer welzijn of vrijwilligers zodat er ruimte is om de investeringen te dekken. Een andere optie is de onrendabele top van de investering als verlies te nemen vanuit een maatschappelijke verantwoordelijkheid (mits het eigen vermogen dit toelaat). Uiteraard is het ook goed om vanuit het gezichtspunt te kijken wat het oplevert als je het toch doet. Bijvoorbeeld door het procentueel verlagen van de overhead door hogere opbrengsten.

4. Klein doen en groot maken

Het is belangrijk om het nieuwe initiatief vanaf de start goed te monitoren. Dit betekent nagaan of de oplossing(en) die bedacht zijn goed werken in de praktijk. Maar ook door oog te hebben voor positieve effecten die aan de voorkant nog niet zijn bedacht, maar in de praktijk wel zichtbaar zijn. Dit zou bijvoorbeeld het gebruik van domotica kunnen zijn, wat kan leiden tot minder inzet van personeel. Als blijkt dat het financieel lukt, is er een mogelijkheid om op te schalen.

5. Pas het model, de parameters en de normen aan

Als uit de monitoring en de evaluatie blijkt dat het initiatief financieel gezond is, dan is het goed om het rekenmodel met de normen en parameters te vervangen voor nieuwe. Dit is belangrijk omdat de kaders uit het verleden de mogelijkheden begrenzen van de toekomst. Pas je het model, de parameters en de normen aan, bekijk het dan integraal, dus naar vastgoed en zorg bij elkaar en niet gescheiden. Juist omdat vastgoed dienstbaar is aan de zorg en de baten van een investering en niet altijd in de vastgoedexploitatie valt.

De rol van de businesscontroller

De businesscontroller speelt in bovenstaande een belangrijke rol, want dit vraagt naast exploiteren ook om exploreren. Onder exploiteren versta ik het gebruik maken van gevestigde uitgangspunten en oplossingen. In de zorg zijn die vaak bepaald vanuit de bekostiging, kostprijzen en normen. Exploreren vraagt om buiten de gebaande paden te lopen en op zoek te gaan naar nieuwe uitgangspunten en oplossingen.

Er vindt een verschuiving plaats van een maar passieve, procesmatige rol naar een actieve advies- en partnerrol. Juist daarom zijn die soft skills zo belangrijk. Een businesscontroller moet brede kennis van de business hebben en goede sociale vaardigheden. Maar ook nieuwsgierig zijn!

Auteur: Edwin Kalbfleisch
Edwin Kalbfleisch wil met zijn blogs het financieel management in de zorg versimpelen en daarmee een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Hij zit in de raad van bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.