Prestatieverbetering: van stollen naar bewegen

Dashboards komen in allerlei vormen en kleuren, vol met grafieken en tabellen. Hoewel een dashboard soms de indruk kan wekken van overzicht en inzicht, kan dit misleidend zijn. Dit fenomeen staat bekend als ‘easy social’. Het geeft de illusie dat je op basis van prestaties weet wat er speelt en wat je moet doen om verbetering te realiseren. Kortom, het gevoel ‘in control’ te zijn. In de praktijk zie je dit terug in periodieke gesprekken over de cijfers, waarbij een verzameling van min of meer gedeelde beelden over de prestaties ontstaat. Dit zou je de systeemwereld kunnen noemen. Echter, in de praktijk verbeteren de prestaties vaak niet.

Dit komt doordat de werkelijkheid complexer is, iets wat we ‘difficult social’ kunnen noemen. Hier vindt de werkelijke prestatieverbetering plaats. Deze realiteit is chaotischer en past niet netjes in de abstracte modellen van een dashboard. Dit noemen we de leefwereld. Daarom is het cruciaal om uit het dashboard te stappen en de praktijk in te duiken, daar waar het werk gebeurt. Hier is duidelijk wat de oorzaak is van het achterblijven van de prestatie en waar de verbetering zit. In een tijd van snelle veranderingen, digitalisering en transities, wordt dit echter steeds minder gedaan.

Hoe houden we ons scherp? Het helpt om onderscheid te maken tussen overzicht, inzicht en handelen, en hier bewust van te zijn. Dit is het best uit te leggen met een voorbeeld. Stel dat uit het overzicht wijkverpleging uit het dashboard blijkt dat de productiviteit van een wijkverplegingsteam achterblijft. Dit is betekenisloos omdat we niet weten wat er aan de hand is. Door te analyseren waarop de uren zijn geschreven, ontstaat inzicht. Bijvoorbeeld, als veel uren naar administratie gaan. Vervolgens onderzoek je met het team de redenen, door een ‘deep dive’ te maken. Hieruit blijkt vaak dat er niet één reden is maar meerdere reden. Ofwel een meerkoppig monster. Zo kan het aan gedrag liggen (er wordt niet juist geschreven), instructies niet helder, applicatie niet goed ingericht en noem maar op.

Nu er inzicht is in de oorzaken, volgt een plan van aanpak om de prestaties te verbeteren door te handelen. Dit plan hoeft niet zwaar te zijn; een korte actielijst kan volstaan. Deze lijst gebruik je dagelijks om scherp te blijven en te monitoren, samen met het team. Door de acties uit te voeren en te bewaken, zullen de administratieve uren dalen en daarmee de productiviteit stijgen. Het dashboard kleurt dan ook niet langer rood. Je stuurt niet op productiviteit, maar op het verminderen van improductiviteit, zoals administratieve uren.

Kortom, een dashboard is belangrijk, maar neem ook de tijd om de beweging te maken van overzicht naar inzicht naar handelen. Zoals Aardema zegt in zijn boek ‘Control voor Leider’: maak de beweging van ‘stollen naar bewegen’. Dit vereist tijd, vertraging, bewuste keuzes, begrip van de situatie en vervolgens actie ondernemen. Uiteindelijk bespaart dit tijd en ergernis, omdat praten zonder actie niets verandert.

Auteur: Edwin Kalbfleisch
Edwin Kalbfleisch wil met zijn blogs het financieel management in de zorg versimpelen en daarmee een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Hij zit in het Raad van Bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.