Voorkom ‘pleisters plakken’ in dienstroosters

Om als zorginstelling financieel succesvol te zijn, is het van cruciaal belang om controle te hebben over de inzet van personeel. Gemiddeld genomen vormen de personeelskosten ongeveer 65 procent van de totale uitgaven van een zorginstelling. Binnen een zorgteam ligt dit percentage vaak nog hoger, rond de 80 procent. Wat is de sleutel tot succes? Tactisch capaciteitsmanagement.

Het is belangrijk om strategische beslissingen te nemen waarbij rekening wordt gehouden met de belangen van de cliënt, medewerkers en de bedrijfsvoering. Als deze visie op personeel (strategisch capaciteitsmanagement) duidelijk is kan hij vertaald worden naar praktijk. Hier komen tactisch en operationeel capaciteitsmanagement in beeld.

Het is namelijk belangrijk om te weten wat jouw visie betekent voor de toekenning van budgetten, contractformatie, dienstenpatroon (tactisch capaciteitsmanagement) en de invulling van je roosters (operationele capaciteitsmanagement). Als je tactisch ‘de goede dingen regelt’, dan kunnen de planners in het roosterproces ‘de dingen goed regelen’.

Capaciteitsmanagement op tactisch niveau zorgt ervoor dat deskundige medewerkers op het juiste moment zorg kunnen bieden aan de cliënt en voorkomt knelpunten bij het roosteren. Om tactische capaciteitsmanagement goed te doen moet er rekening worden gehouden met drie factoren:

• Het beschikbare budget
• Het dienstroosterpatroon
• Het gecontracteerde personeel per functie

Financiële grenzen

Deze drie factoren moeten op elkaar afgestemd worden om de zorg zo passend mogelijk te leveren. Eén van de dingen waar je hierbij tegenaan kunt lopen zijn de financiële grenzen. Een zorgteam krijgt namelijk een bepaald budget. Iedere cliënt brengt inkomsten met zich mee. Van deze inkomsten gaat een bepaald deel naar het personeel. Dit verschilt vaak per zorgzwaarte en wordt bepaald door de financiële afdeling. Het zorgteam geeft vervolgens het aantal cliënten per zorgzwaarte aan in zijn/haar team.

Meer lezen over Tactische capaciteitsmanagement?

Download dan ons uitgebreide whitepaper voor meer informatie.

Whitepaper aanvragen

Dienstrooster

Een andere factor is het aansluiten van de dienstroosters op het beschikbare budget. Het dienstrooster wordt gemaakt op basis van de wensen van een cliënt en dient de zorgvraag te beantwoorden, zonder daarbij over de beschikbare budgetten en middelen heen te gaan.

Het dienstrooster wordt opgesteld op basis van de uren die direct aan de cliënt worden besteed (netto ureninzet). Om te begrijpen wat dit kost, moeten er rekening worden gehouden met onder andere de bruto/netto factor, ORT toeslagen en kosten per functie. Door deze factoren samen te voegen kunnen de verwachte uitgaven worden berekend. Dit wordt vergeleken met het beschikbare budget. Een verschil kan tot aanpassingen in het dienstrooster leiden.

Tot slot moet er gelet worden op de contractformatie van het zorgteam. Als deze niet aansluit op het wenselijke dienstroosterpatroon ontstaat het risico dat het rooster niet rondkomt of dat er duurdere krachten worden ingezet dan gewenst. Voorkom dat teamleiders vooral ‘pleisters plakken’ in het rooster van de aankomende weken of zelfs van de aankomende dagen. Tactisch sturen op een gewenst dienstenpatroon, financiële balans én een stabiele contractenmix per functie en per contractomvang voorkomt operationele en financiële verassingen!

Deze blog is tot stand gekomen in samenwerking met Frontvision.